Raus aus der Edelmülltonne:
Mit diesen 6 Tipps klappt es
Peter Kairies
Geschäftsführer MSC,
Consultant und Management Trainer
Bist du Produktmanager? Steht auf deiner Visitenkarte der Titel „Produktmanager“? Ja? Dann sei stolz auf deinen Job! Aber Achtung! Nicht jeder, der den Titel „Produktmanager“ auf seiner Visitenkarte trägt, ist wirklich Produktmanager. Als PM brauchst du Klarheit, woran du gemessen wirst und welches wirklich deine Aufgaben sind. Und du solltest auch die Sicherheit haben, was nicht zu deinen Aufgaben zählt. Prinzipiell kannst du als PM deine Aufgaben drei Gruppen zuordnen:
– Strategische Aufgaben (z. B. Erstellen der Produktportfoliostrategie)
– Projektbezogene Aufgaben (z. B. Ausarbeiten des Market Requirements Document)
– Operative Aufgaben (z. B. Support des Vertriebes)
Leider gibt es noch eine 4. Gruppe: Tätigkeiten, die gar nicht in deinen Aufgabenbereich als Produktmanager gehören! Aber die du trotzdem tust. Das sind Aufgaben, die ich als „Edelmülltonne“ bezeichne, d. h. Aufgaben, die nicht zu deinem Aufgabenbereich als Produktmanager zählen. Meistens haben sie etwas mit Produkten zu tun. Aus Unwissenheit, Unverständnis des Produktmanagements oder fehlender Definition werden sie gerne dem Produktmanager übertragen. Das kann schnell zu einer zusätzlichen Belastung für dich werden! Unnötig.
Beispiele:
- Sich um Kundenreklamationen kümmern, z. B. bei Fertigungsfehlern
- Beantworten von Kundenanfragen zu Standardprodukten
- Erstellen von Angeboten für Standardprodukte
- Leiten von Entwicklungsprojekten
- Schreiben von Pflichtenheften
- Ausarbeiten von Bedienungsanleitungen
Was sind typische Ursachen?
Meine Erfahrung: In den meisten Fällen fehlt es an einem einheitlichen Verständnis, was Produktmanagement wirklich ist, wofür das PM die Verantwortung hat und welche Aufgaben das PM hat. Es gibt an den Schnittstellen, z.B. Vertrieb, Entwicklung, Projektleitung diffuse unabgestimmte Vorstellungen über den Beitrag des PMs. Manchmal sind es die Prozesse, die Produktmanagement nicht oder unzureichend berücksichtigen. Manchmal glauben andere um das Produktmanagement herum besser zu wissen, was PMs tun sollen und was nicht, als der PM selber.
Was du als PM sofort tun solltest:
Tipp 1: Schaffe dir Klarheit deiner PM-Aufgaben durch eine ABC-Analyse.
Konzentriere dich auf deine A-Aufgaben. Schaffe dir Klarheit über deine Aufgaben, indem du eine ABC-Analyse durchführst. Mache dir bewusst, woran du als PM wirklich gemessen wirst. Was steht in deinen Zielvereinbarungen? Was sind A-Aufgaben, an denen du gemessen wirst? Was sind eher B und weniger wichtige C Aufgaben. Mit den A-Aufgaben solltest du dich ca. 70% deiner Zeit beschäftigen. Arbeite diese klar heraus. Auf diese solltest du konsequent deinen Focus richten. Schreibe deine Aufgaben in eine Liste, z. B. in Excel und bewerte sie mit A, B und C.
So gewinnst du für dich mehr Klarheit und du kannst dich jetzt viel konsequenter auf das fokussieren, was wirklich wichtig ist. Du kannst dich als PM überzeugender positionieren. Mit einem stärkeren Fokus auf deine A-Aufgaben richtest du mehr Zeit und Energie auf die großen Dinge. Die Konsequenz: Du wirst erfolgreicher sein.
Tipp 2: Erstelle eine Liste der unerwünschten „Edelmülltonnentätigkeiten“.
Erfasse alle Tätigkeiten, die du bisher übernommen hast, für die du aber nicht zuständig bist. Sammle im Verlauf von ca. 4 Wochen Beispiele dieses Typs. Schreibe sie in eine Liste, die du in z. B. deiner Notizfunktion im Smartphone führst. So kannst du deine Liste jederzeit aktualisieren. Ggf. kannst du auch in einem Gespräch mit deinem Chef konkret aufzeigen wo dir der Schuh drückt.
Tipp 3: Miste aus und schaffe Freiraum für dich: Entscheide dich für das Outphasen von mindestens 50% aller „Edelmülltonnentätigkeiten“ in den nächsten 3 Monaten.
Kennzeichne in der Liste deiner Edelmülltonnentätigkeiten welche Tätigkeiten du zukünftig nicht mehr übernimmst. Welche Aufgaben willst du outphasen. Was willst du ab sofort nicht mehr tun? Überlege dir, in wessen Aufgabenbereich diese Tätigkeiten wirklich gehören. Welche Aufgaben gehören in welche Abteilung, ggf. zu welcher Person.
Tipp 4: Erzeuge an deinen Schnittstellen ein besseres Verständnis über Produktmanagement.
Vermittle anderen, was PM ist, wofür du verantwortlich bist und wofür nicht. Positioniere dich. Schaffe mehr Verständnis für dein Wirken. Nutze auch Gelegenheiten, um eine Kurzpräsentation über Produktmanagement zu machen, wer im PM wofür Ansprechpartner ist.
Auf der Webseite findest du den Fachartikel „Erfolgsfaktor Produktmanagement“, dieser Artikel beschreibt das Wichtigste zum PM in kompakter Form. Damit kannst du anderen leichter vermitteln was PM heute bedeutet.
Tipp 5: Erreiche schneller sichtbare Ergebnisse.
Denke und arbeite output- statt inputorientiert. Als Produktmanager solltest Du nicht primär darauf stolz sein, wie fleißig du bist und wieviel Überstunden du machst. Es ist viel geschickter aufzuzeigen, was du erreicht hast!! Welche Ergebnisse du erzielt hast, z. B. welche deiner Produkte wachsen schneller als der Markt. Es kommt im Produktmanagement auf Resultate an.
Manche PMs stehen sich selber im Wege, weil sie die Dinge zu kompliziert und aufwändig lösen. Pragmatismus und Fokus führen schnell zu guten Ergebnissen. Beispielsweise solltest du dich auf die Top 3-5 Wettbewerber beschränken, statt in einem Produkt Wettbewerbsvergleich 12 Wettbewerber aufzuführen. Dafür solltest du diese Produkte intensiver beleuchten, z. B. nicht nur Features und Leistungsmerkmale vergleichen, sondern Key Buying Factors, sowie Argumente und Gegenargumente aufzeigen. Das ist effizienter und der Vertrieb hat starke Argumente, mit denen er Kunden leichter überzeugen kann. Das ist output- statt input-orientiert.
Die ersten 5 Tipps befreien dich von vielen fremden Aufgaben. Du hast mehr Zeit für deine wirklichen Aufgaben, an denen du gemessen wirst. Die Schwierigkeit ist manchmal, andere davon zu überzeugen, wer wofür zuständig ist. Wenn du eine wirklich abgestimmte nachhaltige Lösung für das gesamte Produktmanagement suchst, empfehle ich dir unbedingt den nachfolgenden Tipp 6 umzusetzen.
Tipp 6: Erzeuge ein einheitliches Verständnis für PM Aufgaben und Schnittstellen mit der RACI Matrix.
Viele Edelmülltonnentätigkeiten entstehen aus Unklarheit über die Aufgaben im PM. RACI ist eine einfache Systematik mit der sich in einer Matrix beschreiben lässt, wer wofür verantwortlich ist und wer welche Aufgaben hat.
Responsible: Ist verantwortlich für die Durchführung der Aufgabe
Accountable: Genehmigt die Durchführung oder das Ergebnis (Entscheider)
Consulted: Unterstützt. Arbeitet zu
Informed: Wird einbezogen. Wird informiert.
Führe einen Workshop mit z. B. Vertretern der Abteilungen Marketing, Entwicklung, Vertrieb durch und erstelle die RACI Matrix. So schaffst du gemeinsam Klarheit an deinen Schnittstellen. Liste alle relevanten PM Aufgaben auf. Auch die aus deiner Edelmülltonnen-Liste! Kreuze in der Matrix jeweils an, welche Abteilung verantwortlich (responsible) ist, zuarbeitet (consulted), genehmigt (accountable) und informiert (informed) werden muss. Verantwortlich ist für eine Aufgabe immer nur eine Abteilung, bzw. Person. Alle anderen Kriterien können auch für mehrere Abteilungen angekreuzt werden.
Ich habe mit dieser Matrix in mehreren Firmen sehr gute Ergebnisse erzielt. Vor allem ist die Akzeptanz groß, weil alle Beteiligten einbezogen werden. Auf diese Matrix kannst du dich immer berufen, wenn die „Edelmülltonne“ droht. So gibt es abgestimmte einheitliche Vorgehensweisen. Du vermeidest unnötige Diskussionen. Und du reduzierst deinen Stresslevel. Die Plattform um als PM stressfreier erfolgreich zu sein, ist ein einheitliches Verständnis über die Aufgaben im Produktmanagement.
Peter Kairies gilt als einer der renommiertesten Trainer im Produktmanagement. Studium der Verfahrenstechnik und Wirtschaftswissenschaften. 14 Jahre Industriepraxis in leitenden Positionen im Marketing, Produktmanagement und Vertrieb.
Über 20 Jahre Trainererfahrung. Mehr als 28.000 Teilnehmer, davon etwa 16.000 Produktmanager haben seine Seminare, Kurse und Trainings besucht. Er versteht es mit Beispielen aus der Praxis und einem mitreißenden Vortragsstil Teilnehmer zu begeistern und zu motivieren. Seine Live-Online-Seminare sind durch multimedialen Methodeneinsatz interaktiv, abwechslungsreich, spannend und erzielen bei den Teilnehmern eine unerwartet hohe Lerneffizienz. Er berät und trainiert Fach- und Führungskräfte in namhaften internationalen Unternehmen.
Peter Kairies ist der Experte im Produktmanagement. Der von ihm entwickelte Lehrgang „Certified Product Manager MSC“ ist seit Jahren die Präferenzausbildung für Produktmanager in B-to-B Unternehmen. Zahlreiche Veröffentlichungen. Unter anderem Autor folgender Bücher: „Professionelles Produktmanagement für die Investitionsgüterindustrie“, „Moderne Führungsmethoden für Projektleiter“ und „So analysieren Sie Ihre Konkurrenz“.